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L’expert syndic des résidences services
CHARTE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DES PROPRIÉTAIRES

Chers propriétaires,

Le Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, s’applique dans l’Union européenne à partir du 25 mai 2018.

La mise en œuvre de ce règlement est l’occasion pour SGIT GESTION de confirmer, au travers de la présente charte, qui s’incorpore à ses conditions générales de vente, les principes qui guident l’utilisation qu’elle fait de vos données personnelles.

Cette charte pourra être mise à jour régulièrement, notamment pour tenir compte d’une éventuelle évolution de la règlementation ou pour intégrer de nouveaux modes d’organisation au sein du SGIT GESTION.

Définition des données personnelles

Une donnée personnelle est une information dans un format permettant d’identifier, directement (nom, prénom) ou indirectement (identifiant, numéro de téléphone, donnée biométrique, …), une personne physique.

Exemples : nom, photographie, adresse IP, numéro de téléphone, identifiant de connexion informatique (login/mot de passe espaces propriétaires), adresse postale, mail.

Traitement des données personnelles

Le traitement de données personnelles peut consister à collecter, enregistrer, organiser, conserver, adapter, modifier, extraire, consulter, utiliser ou communiquer les données personnelles, telles que définies ci-dessus.

Champ d’application de la charte

La présente Charte s’applique à tous les traitements de données personnelles mis en œuvre par SGIT GESTION dans les copropriétés, sur notre site internet et, de manière générale, dans les relations qu’entretient SGIT GESTION avec l’ensemble de ses propriétaires.

Les données personnelles collectées par SGIT GESTION

Il peut s’agir :

  • De vos coordonnées et de votre état civil (notamment nom, prénom, date de naissance, nationalité, adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone).
  • D’informations sur vos moyens de paiement (numéro de carte bancaire, RIB).
  • De votre adresse IP, du navigateur que vous utilisez et de vos paramètres de connexion.
  • De la manière dont vous naviguez sur notre site internet (pages visitées, clics).
  • Certaines copropriétés sont placées sous vidéosurveillance pour la sécurité des personnes et des biens. Ainsi, vous êtes susceptible d’être filmé à l’occasion d’une visite.

À quelles occasions les données personnelles sont-elles collectées ?

Les données personnelles sont collectées :

  • Lors d’une mutation entre deux copropriétaires.
  • Lors de l’intégration d’une nouvelle copropriété.
  • Lors de la mise en place du prélèvement automatique.
  • Lors de la mise en place d’un prêt collectif.
  • Lors de la signature d’un mandat de vente ou de gestion d’un bien.
  • Dans le cadre d’une action de gestion courante (fiches de renseignements, changements d’adresses etc…).
  • Lors du transfert à certains prestataires d’informations vous concernant (par exemple les banques pour les règlements, les routeurs pour l’envoi des courriers ou les prestataires de travaux).
  • Lors de la captation d’images par vidéosurveillance à l’occasion d’une visite sur site.

Dans quel but collectons-nous les données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles dans le but de :

  • Communiquer avec vous.
  • Gérer notre relation.
  •  
  • Assurer la promotion de nos marques.
  • Effectuer dans ce cadre et avec cet objectif des analyses et des études visant à qualifier/enrichir la base de données propriétaires par une meilleure connaissance de notre relation.
  • Recouper, analyser et combiner les données.
  • Établir des statistiques.
  • Gérer d’éventuelles réclamations.
  • Sécuriser les paiements que vous effectuez.
  • Assurer le suivi comptable de votre bien.
  • Sécuriser et améliorer l’utilisation et la navigation sur les sites SGIT GESTION.
  • Respecter l’environnement légal et réglementaire dans lequel évolue SGIT GESTION (réponse à une demande des autorités, traitement de litiges, suivi du respect de la conformité à la réglementation applicable)
  • Prévenir la fraude.

Les 10 engagements de SGIT GESTION en matière de protection des données

1/ Ne collecter aucune information qui ne soit pas strictement nécessaire à l’exercice de nos activités, à la satisfaction de nos propriétaires et à l’amélioration de nos produits et services.

2/ Ne collecter aucune information dite « sensible » relative aux origines prétendument raciales ou ethniques ; aux opinions politiques, philosophiques, religieuses ; à l’appartenance syndicale ; à l’orientation sexuelle ; à la santé ; aux données génétiques ou biométriques ; aux infractions ou condamnations pénales.

3/ Limiter autant que possible le nombre d’intervenants au sein du SGIT GESTION ayant accès à vos données personnelles en prévoyant des habilitations spécifiques dans les services concernées (service commercial, comptabilité, service informatique, service marketing, service juridique). Engager en interne des actions de sensibilisation à grande échelle sur la protection de votre vie privée.

4/ Ne conserver vos données que pour une durée compatible avec les finalités du traitement ou avec nos obligations légales : 13 mois pour les cookies (à compter de la dernière connexion), 5 ans pour les autres données personnelles (à compter de la fin de la relation contractuelle), 1 mois pour les images de vidéosurveillance.

5/ Ne transférer aucune de vos données à l’extérieur de l’Union européenne.

6/ Vous garantir à tout moment l’exercice des droits que vous détenez sur vos données personnelles :

  • Doit d’accès.
  • Droit d’opposition.
  • Droit de rectification.
  • Droit à l’effacement.
  • Droit à la limitation.
  • Droit à la portabilité.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse mail

rgpd@sgitgestion.com

Dans ce cadre, il vous sera demandé de justifier de votre identité pour pouvoir exercer vos droits.

Le délai de réponse à un dossier complet est fixé à 2 mois.

7/ Confidentialité et sécurité

Mettre tout en œuvre, à tout moment, sur le plan informatique, physique et organisationnel, pour protéger vos données personnelles contre toute utilisation qui n’aurait pas été autorisée, par suite d’intrusion, accidentelle ou volontaire, dans nos systèmes d’information, notamment nos systèmes de paiement.

À titre d’exemple : mise en place de pares-feux informatiques, utilisation de la technologie Secure Socket Layer sur les règlements par carte de crédit, mise en place de mots de passe sur l’ensemble des ordinateurs ayant accès aux données personnelles.

8/ Transferts

Nous assurer que les prestataires (commercialisateurs, hébergeurs, prestataires marketing, agences immobilières, prestataires de travaux…) auxquels nous transmettons vos données personnelles respectent très strictement les dispositions du RGPD.

9/ Consentement

Recueillir votre consentement clair et non ambigu sur l’utilisation de vos données.

Vous offrir à tout moment la possibilité de refuser de recevoir des messages de notre part (lien de désabonnement).

10/ Désignation d’un DPO (Data Protection Officer) – Responsabilité des fichiers

SGIT GESTION a désigné un DPO (Délégué à la Protection des Données).

SGIT GESTION est la responsable des fichiers.

Les coordonnées du DPO sont :

dpo@sgitgestion.com

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Ce fichier a une durée de vie limitée et s’effacera de lui-même une fois sa durée de vie épuisée.

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